Координационный совет при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области является постоянно действующим в пределах Тамбовской области совещательным органом, созданным для выработки согласованных действий Управления, территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб и федеральных государственных учреждений. Координационный совет при Управлении действует на основании Положения, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 26.05.2009 № 154.
1. Общие положения
1.1 Координационный совет при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (далее – Совет и Управление) является постоянно действующим в пределах Тамбовской области совещательным органом, созданным для выработки согласованных действий Управления, территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб и федеральных государственных учреждений.
1.2 В своей работе Совет руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, в том числе Положением о Координационном совете при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 26.06.2009 г. №154.
2. Планирование работы Совета
2.1 Планирование работы Совета осуществляется в соответствии с требованиями к организации планирования в системе Министерства юстиции Российской Федерации.
2.2 Планы работы Совета формируются Управлением на полугодие (Приложение ) на основании предложений членов Совета и утверждаются приказом Управления. Заседания Совета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
В Плане указываются: точные формулировки вопросов, выносимых на рассмотрение Совета и сроки их рассмотрения; члены Совета, ответственные за подготовку вопросов; структурные подразделения Управления, территориальные органы федеральных служб, подведомственных Минюсту России и учреждения Минюста России, действующие в пределах Тамбовской области (далее – исполнители), ответственные за разработку проектов решений и других материалов к заседанию Совета.
2.3 Предложения о включении в проекты планов работы Совета наиболее важных и актуальных вопросов по направлениям деятельности Управления, действующих в Тамбовской области территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб (далее – территориальные органы федеральных служб) и учреждений Минюста России вносят члены Совета.
2.4 Предложения в проект плана работы Совета на первое и второе полугодия представляются в Управление до 15 ноября и 15 мая соответственно.
Предложения в план работы Совета должны быть актуальными и содержать формулировки вопросов, выносимых на рассмотрение, сроки их рассмотрения, фамилии докладчиков (содокладчиков) и лиц, ответственных за подготовку материалов к заседанию Совета, наименования подразделений-исполнителей.
Обоснование целесообразности рассмотрения вопросов, выносимых на заседание Совета, излагается в форме краткого письменного пояснения.
2.5 Ответственным секретарем Координационного совета (далее - секретарь Совета) осуществляется рассылка копий утвержденного плана членам Совета и другим лицам.
По решению председателя Совета копии утвержденных планов могут быть направлены представителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти и местного самоуправления Тамбовской области, а также органам прокуратуры, правоохранительным и судебным органам, действующим на территории Тамбовской области, общественным организациям, средствам массовой информации и другим лицам.
2.6 По решению председателя Совета в повестку заседания могут включаться вопросы, не предусмотренные планом работы Совета.
3. Подготовка вопросов к заседанию Совета
3.1 Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании Совета включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых на заседаниях управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
3.2 К заседаниям Совета по обсуждаемому вопросу подразделением-исполнителем готовятся следующие материалы:
- справка по обсуждаемому вопросу;
- проект решения Совета;
- список лиц, приглашенных на заседание Совета;
- список докладчиков и выступающих на заседании Совета;
- иные документы по указанию председателя Совета.
3.2.1 Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого на заседании Совета вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения. Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности, должны иметь комплексный характер.
3.2.2 Все материалы проходят согласование и визируются заместителем начальника Управления, руководителем подразделения-исполнителя и лицом, ответственным за подготовку вопроса.
Проекты решения заседания Совета визируются, помимо этого, руководителями территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России, структурных подразделений Управления, принимавших участие в их подготовке и интересы которых затронуты.
3.3 При наличии замечаний у членов Совета по проектам решений и другим документам они вправе вносить свои предложения в виде проектов, записок, которые приобщаются к материалам заседания Совета.
3.4 Согласованные в установленном порядке материалы представляются в Управление не позднее, чем за 10 календарных дней до дня проведения заседания Совета, на котором запланировано рассмотрение вопроса.
3.5 Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены исполнителям на доработку, для устранения недостатков, о чем докладывается лицам, ответственным за подготовку вопросов.
3.6 В случае если материалы Совета по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок, или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отсутствует необходимость в его рассмотрении, об этом письменно докладывается председателю Совета.
3.7 Недостаточно проработанные вопросы по решению Совета или его председателя снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку. Доработанные материалы в сроки, установленные решением Совета или его председателем, представляются руководителем исполнителя секретарю Совета.
3.8 Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Совета и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
3.9 Для подготовки проектов решений и иных документов к заседанию Совета могут создаваться рабочие группы, предложения о составе, которых вносят члены Совета. Результаты их деятельности докладываются на заседании Совета.
4. Порядок подготовки и проведения заседаний Координационного совета
4.1 Секретарем Совета в соответствии с планом работы Совета, при наличии подготовленных материалов, формируется проект повестки дня и список участников заседания.
4.2 Повестка дня, дата, время и место проведения заседания Совета определяется ее председателем.
После определения председателем Совета повестки дня, даты, времени, и места проведения заседания Совета в установленном порядке издается распоряжение Управления о подготовке к проведению очередного заседания Совета. В распоряжении формулируются конкретные задачи структурным подразделениям Управления, ответственным за подготовку вопросов, рассматриваемых на очередном заседании Совета и сроки их исполнения.
4.3 При получении материалов к очередному заседанию Совета от исполнителей, секретарь Совета организует их тиражирование и рассылку членам Совета, а также в заинтересованные структурные подразделения Управления, территориальные органы федеральных служб и учреждения Минюста России.
Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем Совета.
4.4 В заседаниях Совета по согласованию могут принимать участие не являющиеся членами Совета представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти и местного самоуправления Тамбовской области, а также органов прокуратуры, правоохранительных и судебных органов, действующих на территории Тамбовской области, общественных организаций, средств массовой информации и другие лица. Вопрос об их участии в заседаниях Совета решается в каждом конкретном случае.
4.5 Оповещение лиц, приглашаемых на заседания Совета, осуществляется секретарем Совета согласно списку, утвержденному председателем.
4.6 Члены совета заблаговременно письменно уведомляют председателя Совета о невозможности лично участвовать в заседаниях Совета по объективным причинам (отпуск, болезнь, командировка и т.п.). При этом член Совета в праве представить свое мнение по обсуждаемому вопросу в письменном виде и не вправе делегировать свои полномочия иным лицам.
4.7 Транспортное обеспечение и размещение лиц, участвующих в заседании Совета, возлагается на отдел по обеспечению деятельности управления.
4.8 Организация взаимодействия с представителями средств массовой информации по вопросам освещения в СМИ информации о работе Совета, осуществление оповещения представителей средств массовой информации об очередных заседаниях Совета возлагается отдел по обеспечению деятельности управления.
4.9 Секретарем Совета перед заседанием Совета осуществляется регистрация участников заседания. После окончания регистрации докладывается председателю Совета (председательствующему) о явке членов Совета и приглашенных лиц.
4.10 Председатель Совета (председательствующий) открывает и закрывает заседания, информирует членов Совета о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
4.11 Заседание Совета начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
4.12 Приглашенные на заседание Совета лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя Совета (председательствующего) они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
4.13 Докладчиками на заседании Координационного совета, как правило, являются члены Совета, ответственные за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса. По согласованию с председателем Совета, докладчиками на заседании могут быть иные лица.
4.14 Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для содокладов - до 15 минут, для выступлений в прениях - до 10 минут, для сообщений и справок - до 5 минут. В необходимых случаях председатель Совета (председательствующий) может изменить время для докладов (содокладов) и выступлений.
4.15 На заседании Совета должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
4.16 Анализ и обобщение документов заседаний Совета, координация и обеспечение взаимодействия Управления, территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб и учреждений в ходе подготовки и проведения заседаний Совета осуществляются Управлением.
5. Порядок принятия решений Совета
5.1 Заседание Совета считается правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа его членов.
5.2 Голосованию предшествует открытое обсуждение проекта решения. По каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Совета принимаются решения путем открытого голосования.
5.3 При равенстве голосов в процессе принятия решения решающим является голос председателя Совета.
5.4 Все решения оформляются протоколом, который подписывает председатель Совета.
5.5 При наличии замечаний у членов Совета по проектам решений, они вправе вносить свои предложения в виде собственных проектов, записок, которые приобщаются к материалам заседания Совета. Они также вправе вносить предложения об оценке эффективности принятых решений и мер по их реализации.
5.6 Рассмотренные и одобренные Советом проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
5.7 Председатель Совета организует направление в Минюст России планов работы Совета и протоколов его заседания.
6. Документационное оформление заседаний Совета
6.1 По итогам заседания Совета составляется краткий протокол.
В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, секретарь, присутствующие члены Совета, фамилии и должности приглашенных, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков (содокладчиков) и выступивших, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера.
Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц (исполнителей) и сроков выполнения.
6.2 Протоколы при необходимости согласовываются с членами Совета, руководителями заинтересованных структурных подразделений Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России.
6.3 Ведение протокола в ходе заседания Совета осуществляется секретарем Совета.
6.4 К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя Совета (председательствующего) или решению Совета могут прилагаться стенограммы заседаний.
6.5 Выписки из протоколов в установленном порядке рассылаются руководителям заинтересованных структурных подразделений Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России.
6.6 Звукозапись и стенографирование, кино-, видео- и фотосъемка заседаний Совета осуществляются по согласованию с председателем Совета (председательствующим) или решению Совета.
Организация звукозаписи, ведение стенограммы, кино-, видео- и фотосъемки возлагается на отдел по обеспечению деятельности управления.
6.7 Расшифровка и распечатка аудиозаписи заседаний Совета осуществляется в течение 5 календарных дней со дня проведения заседания Совета.
6.8 Тексты докладов и выступлений после окончания заседаний сдаются секретарю Совета.
7. Порядок доработки проектов решений и иных документов Совета
7.1 Непосредственная доработка проектов решений, иных документов, рассмотренных на заседании Совета, их согласование, возлагается на подразделения-исполнители.
Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней, если этот срок не установлен отдельно.
Проекты документов подлежат повторному согласованию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование у членов Совета, выступивших с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания Совета.
7.2 Секретарем Совета осуществляется контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.
7.3 Подготовленные на подпись председателю Совета доработанные решения Совета и иные документы, рассмотренные на заседании, представляются руководителем исполнителя секретарю Совета или в отдел по обеспечению деятельности управления.
8. Исполнение планов работы и решений Совета
8.1 Общий контроль за выполнением планов заседаний, и исполнения решений Совета осуществляет председатель Совета.
8.2 Контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета осуществляет секретарь Совета.
8.3 Совет регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых им решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, руководителей структурных подразделений Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России о результатах проделанной работы.
8.4 Совет периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов Совета при подготовке и реализации решений Совета.
8.5 Руководители структурных подразделений Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России разрабатывают меры по исполнению решений Совета, определяют ответственных исполнителей и организуют контроль исполнения.
8.6 По решению председателя Совета, в целях реализации решений Совета структурными подразделениями Управления, издаются приказы Управления. В приказе формулируются конкретные задачи структурным подразделениям Управления, ответственным за реализацию принятых на заседании Совета решений и сроки их исполнения.
Ответственность за подготовку проектов приказов возлагается на отдел по обеспечению деятельности управления.
9. Секретарь Совета
9.1 Обязанности секретаря Совета возлагаются председателем Совета на руководителя структурного подразделения Управления, который не входит в его состав.
Секретарь Совета осуществляет документационное и организационное обеспечение заседаний Совета.
9.2 Секретарь Совета:
1) участвует в подготовке приказов Управления об утверждении планов работы Совета, в установленном порядке обеспечивает их согласование, подписание, направление копий членам Совета, другим лицам;
2) осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой заседаний Совета, (подготовку помещения, регистрацию участников заседания, ведение протокола, аудиозаписи заседания и т.п.);
3) осуществляет контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета;
4) осуществляет согласование и оформление протоколов заседаний Совета;
5) организует и осуществляет контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета по форме и срокам;
6) организует своевременное тиражирование материалов заседаний Совета и рассылку их членам Совета, другим лицам;
7) осуществляет иные полномочия в соответствии с поручениями председателя Совета.
